Klokkenluidersregeling

Vooraf
VLR accountants hecht veel waarde aan een goede klachtenregeling. Gemelde klachten worden zorgvuldig en vertrouwelijk door ons afgehandeld. Hiermee samenhangend is VLR accountants van mening dat ook medewerkers en personen van buiten de organisatie de mogelijkheid moeten hebben om zonder gevaar voor hun rechtspositie vermeende onregelmatigheden aan de orde te stellen. Iemand die gebruik maakt van deze klokkenluidersregeling kan de melding anoniem neerleggen bij de vertrouwenspersoon van VLR accountants.

Gebruikte begrippen

De volgende begrippen komen in deze klokkenluidersregeling langs:

  1. VLR accountants - De accountantsorganisatie VLR accountants B.V.
  2. Medewerker - Alle aan VLR accountants verbonden werknemers, met inbegrip van directie en/of bestuursleden.
  3. Externe derde - Een natuurlijk persoon of rechtspersoon niet zijnde VLR accountants of één van haar medewerkers.
  4. Melder - Een natuurlijk persoon of rechtspersoon die een melding doet als bedoeld in deze klokkenluidersregeling.
  5. Vertrouwenspersoon - Een natuurlijk persoon die door de directie van VLR accountants is aangesteld in het kader van deze klokkenluidersregeling. De directie van VLR accountants komt niet voor deze functie in aanmerking.
  6. (Vermeende) onregelmatigheid - Een op redelijke gronden gebaseerd vermoeden met betrekking tot VLR accountants en/of haar medewerkers in verband met:
    - een (dreigend) strafbaar feit
    - een (dreiging van) het manipuleren of vernietigen van informatie over voornoemd feit
    - een (dreiging) van bewust onjuist informeren
    - een (dreigende) schending van wet- of regelgeving
    - een (dreigende) overtreding van binnen VLR accountants geldende (gedrags)regels
    - een andere situatie die naar het oordeel van de melder doorgegeven moet worden aan de    vertrouwenspersoon.

Melding

  1. Een medewerker of een externe derde die meent dat er sprake is van een (vermeende) onregelmatigheid kan een melding doen bij de vertrouwenspersoon.
  2. De melding kan bij voorkeur via e-mail worden verstuurd naar Extendum.
  3. Ook is het mogelijk om de melding per brief te verzenden naar het postadres van VLR accountants, t.a.v. Chris Vink.
  4. Binnen vijf werkdagen na ontvangst van de melding bevestigt de vertrouwenspersoon de ontvangst van de melding aan de melder. In deze bevestiging reikt de vertrouwenspersoon ook de procedure en termijn aan, die gevolgd gaan worden bij de behandeling van de melding.
  5. Na uiterlijk vier weken stelt de vertrouwenspersoon de melder op de hoogte van de maatregelen die zijn genomen en de verdere afhandeling van het traject. In de bijzondere situatie dat dit bericht niet binnen vier weken kan worden gedaan, laat de vertrouwenspersoon dit aan de melder weten. De vertrouwenspersoon geeft daarbij tevens aan binnen welke termijn de afhandeling alsnog zal plaatsvinden.


Afhandeling melding

  1. De vertrouwenspersoon geeft de melding direct door aan de directie en de compliance officer van VLR accountants. De vertrouwenspersoon informeert de melder hierover.
  2. Direct na ontvangst van de melding start de compliance officer van VLR accountants een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid.
  3. De compliance officer is bevoegd om extern (juridisch) advies in te winnen wanneer hij dit nodig acht.
  4. De compliance officer rapporteert zijn bevindingen schriftelijk aan de directie. Dit rapport bevat eveneens een advies over eventueel door de directie te nemen maatregelen.
  5. Op het moment dat de directie van het advies wil afwijken, bespreekt zij dit met de compliance officer.
  6. Wanneer de melding de compliance officer zelf betreft, zal de directie een onderzoek naar de (vermeende) onregelmatigheid (laten) starten.

Geheimhouding en bescherming

  1. De melding vindt plaats onder volledige geheimhouding en vertrouwelijkheid. Dat geldt ook voor de correspondentie over en de verdere behandeling van de melding.
  2. Enkel de melder kan de vertrouwenspersoon, alleen schriftelijk, ontheffen van zijn geheimhoudingsplicht.
  3. De directie van VLR accountants garandeert dat meldingen aan de vertrouwenspersoon op grond van deze klokkenluidersregeling, op geen enkele wijze van (negatieve) invloed zijn op het functioneren of de carrièremogelijkheden van de medewerker binnen VLR accountants.
  4. Wanneer de melder de melding rechtstreeks of via derden in de publiciteit brengt, kan dit de melder worden aangerekend door VLR accountants.

VLR accountants
Krimpen aan den IJssel / Ouderkerk aan den IJssel, 14 juni 2016

 

204